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标题: 丁军原创--商务英语语言的力量
  本主题由 vip 于 2018-11-30 09:43 审核通过 
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丁军原创--商务英语语言的力量

商务英语语言的力量

“Language is power”,语言就是力量。在商务沟通中,精通英语无疑是促成业务成功的强大武器。然而,在现实的商务交往中,大部分外贸从业人员的英语水平达不到岗位的要求,尤其是口语更是中国人的软肋。如果你在同客户洽谈时,满口的 “Sorry”“Pardon”或“Wait”,如果你写给客户的邮件总有这样那样的问题,沟通效果肯定会大打折扣。对于大多数的人而言,很少有出国留学或工作的机会。本章讲述基于现有英语水平,如何更好地运用这一交流沟通工具。

一、商务英语口语
1.洽谈前准备好会谈提纲
不少人可能很羡慕那些同声传译的人,其实除了具有丰富扎实的专业知识与接受过专门的传译训练外,他们往往在一些大型的国际会议前2个月就开始熟悉会议相关资料。有国家领导人在召开中外记者招待会时经常喜欢引用古诗,据说在会议之前他就会把将要引用的古诗告诉同声传译人员。同样,在拜访或接待客户前,外贸业务人员一定要清楚会谈的内容,准备好会谈提纲,做到胸有成竹,才能确保会谈的顺畅,以达到预期效果。
2.洽谈中要敢于表达
如果碰到的是美国人或者英国人,不论你的英语口语有多好,也永远赶不上他们的流利程度;对于来自非英语国家的客户来说,英语也是一门外语,他们的口语可能还不如你。关键是要能够克服心理障碍,敢于表达。我曾有这样一位下属外贸业务员,他的业务能力很强,成功开发了不少大客户。虽然其英语口语水平一般,但是在每次展会上他都很放得开,积极主动地与到访客户谈个不停。
3.洽谈后把会谈的主要内容发给客户确认
记得携带录音笔或笔记本,以便在会谈中用作录音或记录,会谈后尽快把会谈的内容整理出来发给客户确认。这一方面可以避免因口语沟通带来的不清楚或误解,另一方面,能让客户感受到你对会谈的重视。
4.口语不好要善于引导客户用书面交流
口语水平不好的业务人员要善于规避这个“软肋”,在业务洽谈中巧妙地引导客户用邮件等书面方式沟通。

二、商务英文邮件
作为外贸业务过程中最常用的沟通与交流工具,商务英文邮件的重要性对整个外贸业务活动来说,怎么强调都不为过。
[案例]:中国高铁出口曾因翻译错误丢订单:刮雨器译成抹布

一列动车组有上万个零部件,研制生产周期长且工序复杂。2012年年底,南车株机海外营销团队经过两年多的艰苦努力,离北欧项目竞标成功只有一步之遥,连对方企业CEO都同意了,最终却因方案翻译错误而被对方技术专家否定。比如说,刮雨器被翻译成抹布,这是典型的中式翻译。
[启示]:在外贸业务中,一定要重视商务英文邮件的书写。即使是细小的错误或疏忽,都有可能最终导致客户的流失。

有一次,我对一个业务员指出她英文邮件中写的一些错误以及不规范的地方,并要求她以后在发出邮件前一定要认真检查一遍。她却对我说:这些都是小问题,不必在乎这些细节,只要客户能明白意思就行了。她的这种心态显然是错误的。试想,某一天你接待一位重要的国外客户,你不可能随便带他到路边摊请他吃一份10元的快餐,然后对他说:随便吃点吧,不管吃什么吃饱就行了。如果客户看到你的邮件总是有这样那样的问题,他很可能由此推想:“你们的产品会不会也好不到那哪里去? 你们的交期会不会也会延误?你们的售后服务是不是也会有各种各样的问题?”
1.商务英文邮件沟通要点
1)遵行24小时原则:收到客户的邮件后24小时内应回复,即使不能对客户邮件中的问题给出明确或准确的答案,也要让他知道你已认真查看了其邮件并已开始行动。
2)情绪高涨时避免立即回复邮件。
3)邮件应“主旨”明确,让人一看就明白。
4)发送邮件前,一定要至少检查一次拼写、语法等。
5)避免使用高姿态或命令语气写邮件。
6)合理布局较长的邮件:先概述整篇邮件的大意,再详细阐述,最后简短总结。
7)不可全用大写。大写=大喊,十分不礼貌。
8)不可全用红色。
9)现代英文缩略语及表情符号,要避免用于正式商务邮件中。
10)段落开头,当主语是第一人称“I”时,常省略。
2.商务英文邮件常见十大问题
下面是我在以往的工作中遇到的商务英文邮件的一些典型问题,现归纳如下并逐一分析。
问题一:忽视礼节,语气生硬
Subject: Give me a hand
Tim,

Mr. Crystal from Minster Inc. called earlier, and asked for our sales strategies for their new product. Pls send our information to him at crystal@minster.com.hk by end of business today.

Frank

[分析]:如果弗兰克是蒂姆的上司,上列的书写语气无可厚非;若彼此只是同事,不管克里斯多先生是多么重要的客户,都应避免下指令的语气。应将原本的“要求语气”转变为“请求语气”。试比较:   

Subject: Huge favor needed! Please give me a hand!
Tim,

I need a favor.
Mr. Crystal from Minster Inc. called earlier, and asked for our sales strategies for their new product. Unfortunately, I am leaving before noon for Hong Kong for business training. I wonder if you could search your files and send our information to him at crystal@minster.com.hk.
If possible, please send him the information by end of business today as he needs it for a meeting with our product managers tomorrow.
I will appreciate your big help.

Sincerely yours,

Frank

问题二:底线暴露,谈判夭折
Hi Rene,

Good day!

Have you received my mail and the dealer discount plan sent on Apr.2? Any comments?
My friend, the most important thing is that we start moving, and then I will get the best conditions from our board of directors...
Awaiting for your soonest comments...

Best regards!

Sincerely yours,

John Leung


[分析]:这是一个外贸业务员写给潜在经销商的邮件。上述邮件给经销商(DEALER)的折扣方案中,我们看到当经销商的年采购量超过5000台时,折扣率为30%。在这一折扣下,可以肯定的是供应商仍有利润空间,假设净利润率为10%。上表中第4列说:单次订购在10台以上的折扣率为5%。由此可以推知,在此情况下供应商的的净利润约为35%,这一点潜在经销商不难看出。综上,该业务员制定这一方案的本意是鼓励经销商尽可多地销售产品,本以为这个不错的方案会对客户有很强的吸引力,却无意之中向经销商暴露了他的底限底线,结果适得其反。该经销商的回复是:订购10台,要求30%的折扣,否则免谈。
问题三:没有站在对方的角度说话
We’ll send you the samples tomorrow.

[分析]:英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满“We”“I”之类的人称词。相反,被动语态用得很多。这会减少客户在阅读邮件时的压迫感,让客户感受到的是:我帮你做了什么,而不是我要卖给你什么。因此,此句可改为:Samples will be sent to you tomorrow.

问题四:时态错误
Thank you very much for your reasonable calculation of the prices and ROI analysis. I agree with your point that proper pricing strategy will help the success in the market...As I have mentioned before, price will never become the barrier of our cooperation.

[分析]:划线部分时态错误,应改成As I mentioned before

问题五:拼写错误
Hi Georges,

Good day!

I noted that you have biult a website. Would you consider to add our wind turbines to your website?
Looking forward to hearing from you, soon!

All the best!

Sincerely yours,

Andy

[分析]:“built”明显拼写错误。若写完后检查一遍再发出,应能发现并改之。

问题六:短语不清,反复出错
Hi Georges,

Good day!

Kindly pls send the P/I back to us with your signature and company stamp.
We need this for our file. Pls do me the favor to send it back!
Looking forward to hear from you soon!

All the best!

Sincerely yours,

John Leung

[分析]:“Look forward to” 是一个短语,意思是“盼望,期待”。这里的“to”是介词,后面只能跟名词或动名词,而不能跟动词原形。有不少人误把它当成不定式的标志后接动词原形。有一个外贸业务员在每次邮件的结尾总是喜欢写”Looking forward to hear from you, soon!” 推算一下,假如他每天写10封这样的邮件,那么他一年就犯了3000多次同样的错误。

问题七:母语思维,中式表达
Pls take some time to confirm and clear the above mentioned information. Thank you in advance for your kind help...

[分析]:划线部分应改为“the information mentioned above”或“above-mentioned information”。

问题八:哆哩哆嗦啰里啰嗦,不够简洁
Hi Gemma,

1. I have sent the email again I failed to send to you. I think I have sent it to you successfully this time.
2. I have received the new drawing for DSUK. I have completed the translation and I sent it to the Sample Room on June 13.
3. Please send spec. sheets and other things to me from now on, not to Jordan.

Regards,

Tina
[分析]:在一次英文邮件培训中,我曾问一名外贸业务员这封邮件有什么问题,她看了很久也没有回答出来。后来,我请她大声读一遍,她还是没有发现问题。于是我请她再读一遍,她才豁然明白。短短的一封邮件中出现了7个“I”。在英文邮件中,当主语是第一人称“I”时,常可省略。修改后的全文如下:
Hi Gemma,

Have sent the email again I failed to send you. I think it will reach you this time.
Completed translating the new drawing for DSUK from you and sent it to the Sample Room on June 13.
Please send spec. sheets and other things to me from now on, not to Jordan.

Regards,

Tina

问题九:常用链接,事与愿违
    很多朋友在写开发信时,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名下面加上链接。这样做,有很大的概率会被服务器拦截掉!最好在客人回复后,第二次给他写邮件时再插入这些链接。
问题十:布局混乱,答非所问

总之,商务英文邮件要做到:及时回复,有礼有节,保守底线,换位思考,语法正确,专业表达,语句精练,慎用连接,布局合理,认真检查。

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nice material!


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Ling


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Thanks for sharing!

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Thank you for your appreciation!!

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该文发表在《进出口经理人》2016年第8期 P50-51

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写得太好了!!十分受用!!

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谢谢!能帮到您就好!

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哈哈,的确让我学到了很多东西哦

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努力学习吧,老铁,您行的!!

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有趣的中英对照

pest (害虫)拍死它
ambition(雄心) 俺必胜
pregnant(怀孕的)扑来个男的
ambulance(救护车) 俺不能死
ponderous(笨重的) 胖得要死
Where cold where stay  哪儿凉快哪儿呆着去
People mountain people sea  人山人海

虎皮尖椒 Tiger skin and pepper
童子鸡 Chicken without any sexual experience
麻婆豆腐 Dofu made by pock-marked woman
夫妻肺片 The lung of husband and wife

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i will do my best to improve english here

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