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标题: 外贸单证员工作内容_外贸单证员岗位职责
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外贸单证员工作内容_外贸单证员岗位职责

外贸单证员工作内容_外贸单证员岗位职责

  外贸单证员具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点,以下是由小编整理关于外贸单证员工作内容,希望大家喜欢!
外贸单证员工作内容_外贸单证员岗位职责
  外贸单证员工作内容
  1.制备货物出运前的基本报关文件。比如,根据工厂提供的装箱资料,制作出口商业fp,装箱单等文件。
  2.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,fp等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
  3.租船订仓:
  a.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知。通常在开船一周前可拿到订仓纸。
  b.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面订仓,程序同上。
  4.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
  5.获得运输文件:
  a.最迟在开船后两天内,要将提单确认内容传真给船运公司或货运代理,要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
  b.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
  c.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
  6.准备客人清关文件
  a.商业fpCommercialInvoice:L/C要求提供的文件中,对商业fp要求最严格。fp的日期要确定在开证日之后,交货期之前。fp中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对fp的条款应显示出来,要显示唛头。如果fp需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
  b.FORMA原产地证书:FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在fp日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
  c.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和fp一样要提前20天办理。
  d.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
  e.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。
  7.交单:
  a.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
  b.采用T/T收汇的(后T/T),在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
  c.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的(前T/T),要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
  8.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
  9.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
  10.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。
  单证员通常对学历没有硬性要求,但是英语要有一定基础,因为要缮制和处理大量英文单据。应具备国际贸易实务、外贸英语函电等基本知识。此岗位较外贸业务员的工作流程要相对简单些,而且几乎不用出差,工作时间比较固定。但是一定要耐心、细心,一旦出现错误或单据、单单不一致的问题,对将来的结汇和申请出口退税等一系列程序都会有影响。
  目前全国高校经济类毕业生每年大约为15万名,如果全部从事外贸工作,5年内的总量也只有75万人左右。而国内具有外贸经营资格的企业,现在已达到数十万家,本市的总数也已超过5万多家。即使加上社会力量培养和其他行业人才转岗,国际商务,尤其是外贸专业人才的需求总量依然供不应求。单证员岗位资格认证也刚刚起步不久,2003年才刚刚开始,今年才开始全国统考。所以,拥有专业资格证书的人很少,而企业正需要这类有专业技能的人才。
  外贸单证员的工作流程
  1、 根据客户的定单估算List(根据以前的出货数据,如没有就大概计算)品名,数量,件数,毛重,净重,体积。
  2、 出货前一星期向采购要准确的包装尺寸。
  3、 根据工厂的准确的包装尺寸计算准确的List。
  4、 出货前一星期做海运委托书并传给代理,要求她租船订仓、并告知是到厂装柜还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期、采购把准确包装尺寸,箱数给我做准确的List、 如果LIST上的体积与原来的LIST相差太多或者体积超出集装箱的体积或不能装满(20FT不到25立方 ,40HQ不到62立方),那么上报看如何解决。
  5、 出货前一星期把出货的清单(品名,规格,数量,箱数,每项目的采购人)传真给工厂,以便工厂提前安排准备出货。
  6、 出货前把装柜的地址传给货代、或者是把送货地址给采购。
  7、 出货的当天把报关的单据寄给货贷,保证船期前的2天寄到货代手中。
  8、 报关完之后跟货代要报关单预录入联号码(18位),号码一定要清楚;船开之前要求提单确认(品名,件数,体积,毛重)、如有错误改正回传,直到正确为止。
  9、 船期之后一个星期之内拿到提单正本,货到前寄给客人。
  10、需要认证的合同,先做好认证的资料,等拿到提单的复印件即可去贸促会做认证,认证时间一般为15天。
  11、向货代要运费的fp,一个月之内把运费付清。
  12、出货后制作客户需要的一系列单据:形式fp,fp,箱单、等收到货款之后把所有的单据寄给外商、同时整理相关文件留底存档。
  13、出完货后一个月之后向货代要核销单的退单。
  外贸单证员报名方式
  (一)20XX年6月6日国际商务单证员全国统一**实行网上报名。报名网址:全国国际商务单证**中心,网上报名时间为3月10日至5月20日,**资格确认同时进行。在规定日期内考生可到中国对外贸易经济合作企业协会指定的当地**点办理报考资格确认手续,逾期未办理报考资格确认者不能参加**。
  (二)确认报考资格时,考生应持本人**、**原件和复印件以及《全国国际商务单证员**报名表》,并交免冠同底版2寸蓝底彩色**照3张(用于报名表、准考证主证和合格证书,经**不合格者照片不予退还)。**不全或照片不符合要求者,不予办理报考资格确认手续。
  (三)考生报考资格被确认后,应交纳**费,每科80元,两科共160元;另外每科交纳报名费20元,两科共40元。因故未参加**或**不合格者所交费用不予退还。
  (四)其他有关事项,请考生随时关注全国国际商务单证**中心网站公布的信息。
  外贸单证员证书申请
  单证员证书是从业资格证书。同国际货运代理员一样,逐步在全国推行持证上岗制度。
  单证员证书颁发机构为商务部中国对外贸易经济合作企业协会。
  单证员证书的有效期暂定为5年,不需要进行年审。
  单证员**是由商务部人教司同意,中国外经贸企业协会牵头的。一年只进行一次**。
  单证员**工作由商务部中国对外贸易经济合作企业协会组织,经过商务部人教司批复,也符合《行政许可法》的相关规定。**的具体组织实施工作由中国外经贸企业协会领导,全国国际商务单证培训认证**中心负责实施。
  各地负责承办报名、资格审查、组织**的工作都是由中国外经贸企协审批的**点负责实施的,资格证书的颁发工作由**中心统一实施。**成绩合格的考生,可凭本人**向当地**点领取国际商务单证员资格证书,不再另行向合格考生收取证书工本费。

[ 本帖最后由 xinqiaoshan 于 2017-9-7 09:14 编辑 ]

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