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标题: [业内交流] 小半天整理了一张工作流程表,感觉自己棒棒的!
pazyeol
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学习学习,谢谢楼主分享

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leeguk (国歌)
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很好,值得学习,加油

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陈陈U (Yutte)
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谢谢。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

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Aquino
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对于新人来说帮助挺大的,能够避免很多错误发生,使工作更加具有条理性。

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wendyweiwei1989
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回复 #34 Aquino 的帖子

哈哈,我是用自己的错误提醒大家不要走老路

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机器猫2012
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写的不错,挺好的。
有时候老是核对那些单据,生怕出错,感觉自己都要得强迫症了。哈哈哈。

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fanxinhui
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向你学习

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SZXL-Miya
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棒棒哒!

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Leila.
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真棒

真棒 加油

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wendyweiwei1989
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回复 #36 机器猫2012 的帖子

嗯嗯,这一定会成为一种职业病

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michelleren (cat)
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棒棒哒!!!

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wendyweiwei1989
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新的一周更新一下

新的一周又到来了,大家本周的订单量多吗?上周我只有一个船期,这周要做4张单子。再下周的订舱,师傅已经自己做完了。她招我的目的也就是多个人手,订单多的时候多把手,这样师傅能有时间处理公司的其他事务。我在想,如果没有师傅,只有我一个人的话,可能会忘记下下周的订单订舱的。
这次更新的主题还是框在工作好习惯上吧,司空见惯的事务永远不可能100%正确率,尽可能增加复核的机会吧,不要想到了才去改,而是将复核的习惯融入日常的事务中。
比如在思考每天需要完成多少项任务的时候,把复核本周船期的单证放在列表中。曾经我同一叠订单单据,看了三天,每天都能找到一些纰漏。第一天大纰漏,第二天小纰漏,第三天突然发现表格自带公式出了问题。后来我总结了单据复核的要点重点:品名前的序号;没有公式、需要手动修改的单元格;自带公式复核;CREDIT NOTE有没有扣除。大家也可以根据自身情况,将自己容易出错的地方反复强调出来。
另外推荐大家一个实用的办公用品:直尺。师傅特别关照是透明的直尺,不带印花或者颜色的。在复核单据,尤其是装箱单的时候特别好用。看一行往下拉一行,不会看错行数,眼不会花,也避免盯久屏幕,视力下降。除此之外,做新单据时,直接复制同一个客户的前一次表格,大部分数据都不需要变动,有些品名能够反复利用,不需要重新码字。为了能看清已更新还是未更新的,可以插入一列空白行,用亮眼的颜色填充当做分界线。这些方法看似特别老土,第一次听的时候还觉得效率不高,但是实际操作之后,头脑轻松很多,不用去思考我看到哪儿了,是这行还是下一行这种浪费时间的无谓的小事。
接下来说一说处理每个客户的小差异,小习惯。新公司初来乍到,头几天接收的信息量很大,公司A要投保,公司B不要投保,公司C和D是1号代理公司,公司A和B是2号代理公司,A-D公司的发票日期是FORM E上的第十栏日期,其他公司是船期日期……刚开始一头雾水为什么会有这些不同,慢慢工作几天就懂了,流程串了起来。原来出口给A公司的商品是易碎品,需要投保;出口B公司的商品允许30%损耗,在后期去做credit note. 原来1号代理公司是我们自营的业务,2号代理公司处理的是外来的业务;有FORM E的发票日期开FORM E上的,不开FORM E的自然用船期的日期。这些简单的因果关系,也需要一段时间去熟悉自己的业务后,才会知道的结论。所以说怎么看待这些差异呢?先记下来,在业务推进过程中,脑海中时刻萦绕着这些疑问,看看能不能自己开解,不能的话,再去问部门的同事。
然后呢,单证新手容易在装箱单的表述上头晕。不同的生产商发过来的装箱模板表述有差别,看到一串数字,到底哪个是每箱数量,哪个是箱数,在不熟悉产品装箱的情况下,有时会傻傻分不清楚。比如每箱30个,箱数35个,很容易填反。我会自己列一张表,自己公司提供的PL的表述,右边跟着不同厂家在表述同一样事物时的表达方式:如箱数,A厂家写纸箱数量,B厂家写Carton No, C 厂家写CTNS……虽然英文好的人看一眼就能明白,但有了这张表,不需要思考,直接对着抄下来就好了。
今天最后一个分享,是outlook中的文件夹管理。新建客户名的文件夹,把该客户相关的流程推进邮件全归入该文件夹,打开这个文件夹,一目了然这笔单子前一个工作日的最后一步操作到哪里,今天要和厂家还是和代理还是和货代去反馈信息。追溯前期的订单情况,也能迅速的找到。还有一些零零散散的主题邮件,我会把它们分到取名发件人名的文件夹里,也能时刻追溯我和该业务工作人员的沟通情况。别人问起跟单到哪一步了,扫一眼文件夹就能出答案。
关注我之前的发文的福友们会发现,我在办公工位的左左右右都记录了工作流程推进的节点情况,日历上、台账本上、邮件文件夹里、流程图中。这样的好处是加深印象,并且不管你在忙碌什么,你都能第一时间在最近的地方check出自己的业务情况,更加高效的办公。

以上~

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therount
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不错不错,学习到了

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还没想好了
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赞!

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