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标题: [业内交流] 小半天整理了一张工作流程表,感觉自己棒棒的!
wendyweiwei1989
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发表于 2017-8-18 09:08  资料  个人空间  个人短信  加为好友  只看该作者
小半天整理了一张工作流程表,感觉自己棒棒的!

作为一位80后新晋单证员,算是平稳顺利的度过了自己工作的第一个月。昨天不巧似乎福步的服务器出了问题,本来想在昨天下午特别清闲的时候发个帖,分享一下自己的工作总结及推荐的工作方式,为职场freshman、新入行的同仁一些友善的建议。现在一边等着某单的装箱单资料邮件,一边来这里码字。
职场老人进入新行业新单位新职位,最忌的便是依照以往的经验来办事,既不讨好新的上司,也不利于新知识打基础。所以首先,为自己准备一本笔记本,一本附日历台账本,一个台历,不同颜色的笔。
1. 为什么要两本本子?因为听师傅指导的时候,可以先拿一本允许随处乱画的笔记本,师傅说完一段记录一笔。切勿说一句记一句,既显得不尊重,又无法专心归纳出中心思想。随后在工作空闲的时候,打开日历台账本,翻到今天的日子,记录自己今天学到了什么,有什么重点、要点和容易出错的点。这时不同颜色的笔就派上用处了。
2. 单证员最开始接触订舱报关制单这种流程,最初一周几个单子一起走雷同的流程,有一种混乱感,哪个单子到哪个点,有没有漏了哪个流程,忘记投保了,忘记credit note了,任何小细节都可能错过。每每这个时候,我会在笔记本或草稿纸上写上整个流程需要完成的事件;不同的订单分列开,已完成的打钩,未完成的空着。待几周滚动下来,心里也基本熟记了基本流程。这时可以打开一张excel,开始画流程图了。这么做的好处是一稿定下来,理清思路又节约时间。图纸打印出来放在工位容易看得到的地方。新订单下来了眼睛一扫,下一步要干什么一目了然。

先发到这里,怕篇幅太长大家看的吃力,也不知道大家喜不喜欢这样的工作总结。后面还有不少内容,适合新手阅读。如果值得一看,请给我动力~~

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平安货运保险赵
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流程图呢?

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wendyweiwei1989
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3. 桌子上放一本台历很重要。以前在其他行业工作的时候,没有人带,全凭自己的感觉去做事,当时就很奇怪为什么每家单位都爱发台历和台账本。
台账本的作用前面已经提到了,我再补充一条:本子每一页上不是有时间点的嘛,上班前思考今天这8小时我需要完成什么工作,简单记录在计划完成工作的时间点上,做完一条勾一条。另外单证员每天会收到不少快递,各个厂家发过来的合同、发票、产品检测报告之类杂七杂八的文件,在本子上记上哪一天收到了什么东西,整理入档了没有,方便之后回溯。上司问起来,有的放矢,不会糊里糊涂以为自己遗失了重要的单据。
台历的作用比较简单,因为台历篇幅有限,一个个小格子,能写的内容不多。最重要的是在船期那天写上客户名,编号。我们公司的习惯是合同号即是船期日,如170811.若那天有两个以上的客户订单,那就写在前一天前两天,编号170810,170809之类,画一个箭头到准确的船期日。之后把第二条总结出来的流程事件标上编号,1,2,3,4,完成一件就在客户名下面写上相应的编号,对于接下来要做什么,思路也是清清楚楚的。


[ 本帖最后由 wendyweiwei1989 于 2017-8-18 09:27 编辑 ]

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回复 #2 平安货运保险赵 的帖子

我的流程图上有包含客户信息,不方便上传,回头我编辑一份大众版的为大家分享~

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回复 #1 wendyweiwei1989 的帖子

,不错,不错,值得学习,加油。

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TracyCai123 (足够撑起一片天)
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交流交流,我目前就属于老人入新行,也准备重新制定自己的工作方法,不过多的参照以前了

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草稿没打好,第三条又漏了一句话,我比较啰嗦哈。通常订舱要提前一周订,遇到外地的生产商,还要再提早2-3天提醒发货,保证进仓日之前能到货。每个客户对应的厂商究竟提前多少天订舱合适呢?在台历上画一笔订舱日,或者台账本的附录一月计划表上,画出订舱日,就能清晰地看到距离船期多少天,记久了,条件反射就回应出某某客户订单提早多少天订舱是最佳时间,这里的最佳时间是让自己既可以在两个订单之间的空闲时间里休息调整一下,也不耽误订单的流程进度。
4. 不耻下问永远适用。但切记不能一直问傻问题。入职头一周,你可以尽情提出各种不懂的问题,时间久了,那对不起啦,傻问题一出,上司来一句我之前不是说过了吗。你不就傻了吗。所以第一条记述的台账笔记本,每隔几天要拿出来翻翻,犯过的错误圈一圈,不够的话TIPS再写一遍。有些问题可以经过经验总结自己得出答案,不一定马上去问师傅。随着你问出来的问题越来越紧靠业务,深入业务,上司也会觉得他并没有招错人,可以重点培养。
5. 容易被单证员忽略的一点:产品。有人会质疑说,产品,不是出口业务人员需要了解的事吗?为了销售出产品,熟记它的优劣,有侧重点的向客户介绍。然而入职第三天,上司就向我提出了要求,说那么多图号,对应什么产品,是哪个厂家的,一般销售给哪个客户的,都得心中有数。当时我还问,图号有什么规律吗?他说,没有。不过我不信邪啦,没有大规律也有小规律,把图号放在excel里升序一下,看数字范围,看英文字母排序,总有奇奇怪怪的小伎俩可以排出规律。起码我现在能看到标志性的某两位数字或字母就知道是什么大类了。这样记的好处是,遇到双渠道的情况,不会报错价格。外贸最怕在数字上算错,不是吗。

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谢谢鼓励!

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回复 #6 TracyCai123 的帖子

多谢支持~一起进步~

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接上头,师傅说的tips永远要记牢!那是前人容易犯的错!我入职那天,人事和上司都无意提及了我的前任,实习生,最后阶段因为有一笔订单没有扣除credit note,客户打了错误的金额过来,到我入职的时候,这件事还没有解决。
6. 公共盘里前人留下的分享文档,有空的时候可以多看看,或粗略,或精细。就算目前并不涉及自己的业务,也可以适当熟悉熟悉,至少在同事讨论的时候,可以明白他们在说些什么。越杂乱的越可以点开来看,趁机了解各位同事的小习惯,性格脾气。

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很好,继续~

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大姐  小弟佩服佩服

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最后附送给大家一个单证寄送整理表

格式没调好,还是上传excel清楚。
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大姐你们报关是有自己的货代么

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