展会后续工作是会展的延续，是实现参展目标和价值不可忽视的组成部分。美国有个著名的展览学博士建议参展商，要将预算的15%-20%用于展会后续工作。如果把参展、建立新的客户关系看成播种和育苗，那么展后跟进就是耕耘和收获。展后工作主要包括客户跟踪管理和参展效果评估。篇幅所限，本文先从展后的客户跟踪管理谈起。

许多人认为，展会结束才是真正商务活动的开始。参展企业应采取不同跟踪手段，发展、巩固、维护客户关系，达成企业目标，保证参展成果。

一． 分类管理

展会上每个业务员都会收到许多客户名片，有些参展企业还设计制作了来客登记簿，展会3-5天下来，登记簿上写了满满的来访登记。参展人员回到公司后，应尽快充实、更新企业客户档案。新的信息要准确翔实地登录，参展人员不要满足于名片、名录的转交，还应该把展会见面或拜访时了解到的一些“活”的情况告诉客户管理部门；有些客户已经变更了办公地址和通讯方式，一定要做好以新替旧的工作；还包括及时筛选掉那些缺乏发展潜力，却耗费大量人力物力的客户。调整客户名录，重新划分类别的目的是为了区别对待不同客户，实施差异化的营销策略。客户名录通常将客户分成现实客户和潜在客户两大类。

（一）现实客户

指那些已与企业建立业务联系并购买过产品或服务的客户。以建立关系时间长短区分，有老客户，也有在展会初次成交的新客户；以业务量大小区分，有成交金额大、次数多的大客户，也有成交量一般的普通客户。展会结束后外贸公司应竭力巩固和发展现实客户关系，防止他们被对手挖走，在具体做法上一方面要保持已购产品的翻单，另一方面应持续向客户推荐新的产品和服务，充分发掘他们的潜在需要，不断开拓新的业务，努力实现顾客满意，提高客户的忠诚度。现时境外展会，不少签了合同的客商也不一定会履约，有些过后发现其他供应商有更好的价格，便又下了一份同样的订单；有些回家后因市场发生变化，便想取消原签合同；在他们眼里，合同仅相当于形式fp，完全没有约束作用。对此类客商也应及时沟通，一旦发现迟迟不开证、不汇定金的状况，要问清缘由并采取相应措施，或许能挽回一份合同、一个客户。

（二）潜在客户

指那些在展会上认识、已就发展业务交换过意见、但尚未达成正式交易的客户。

因客观情况不同，接触程度深浅又可细分为有价值的潜在客户和一般潜在客户两种。发展、密切与潜在客户的关系，并将其逐渐培育成现实客户，已成为展会后续工作的重点。潜在客户管理的关键是加强双方沟通，缩短彼此距离，找到合作的结合部分和共同点，消除客户采购前的疑虑，尽快形成现实的贸易关系。笔者公司客户行情部常根据潜在客户重要程度将其排队，分清主次，针对不同情况，实施相应的跟踪服务。有些潜在客户急需的资料，参展人员会在展中打电话要家里即寄，让客户一回办公室就能在桌上看到，客商钦佩我们的效率和诚意，这将有助于双方最终建立实质性的贸易关系。

另外需要提醒的是，展会结束后，参展企业应该要求参展人员把展会得到的各种资料原件交公司存档，尽快将展会信息转化为公司资源，近年外贸业务员流动较大，一旦老业务员离开公司，如果没有完备的档案，势必影响沟通和业务。

二． 跟踪服务

调查显示，多数展会期间来访客户，走出展馆后很快就被其它事务分散了注意力和精力，会把展会上看见、说过、做到一半的事搁置一旁，甚至彻底遗忘。这就需要参展企业通过及时、周到的跟踪服务，让客商感受到参展企业的工作效率及对他的重视程度，这会使客户重新将双方合作放到近期议事日程上来。参展企业必须清楚，自己并非来访客户的唯一选择，事实上来访客户在展会上同时接触了很多同类商品竞争对手，有极大的选择余地，如果参展企业反应不够敏捷，行动不够迅速，就可能被对手抢得先机，因此跟踪服务的时机把握是关键，一定要以最快速度付诸行动。

其次要根据展会具体洽商情况，制定针对性强的跟踪方案，要真正做到有的放矢、重在实效，如果对所有客商都采用格式化的跟踪服务，那就会收效甚微，甚至浪费精力和金钱。多数外贸公司展后通常由业务部来实施后续跟踪服务，这样就需要参展人员做好认真细致的移交工作，不要因企业内部分工的缘由，丢失了参展成果。参展企业后续跟踪服务大致包括如下活动。

（一）发函致谢

展会闭幕后一般都会给每一位来访客户发一封诚致谢忱的信函，致谢不仅是礼节，对促进客我关系也有积极作用。向所有来访客户致谢，工作量很大，有的企业参展期间即在旅馆分批发函，还有的将客户名录传回总部，由总部专人负责致谢。有经验的参展人员认为，如果致函时能够就展会碰到的一些问题再作些交流，效果会更好，因为客户会觉得这已不是客套，而是比较实际的沟通。

（二）安排拜访

如果条件允许，参展人员展后可在当地多逗留几天，顺访重要客户，通过参观考察，进一步与客商交流，加深了解。对特别重要的大客户，应尽可能安排企业高层专访，以示重视和尊敬。对有价值的潜在客户，参展人员也可代表企业邀请其来国内访问。除了顺访，以后贸易小组出访时也可安排拜访，再见客户时，不要忘了提及双方是在展会上建立的良好关系。

（三）兑现承诺

展会期间接待来访客户，因受客观条件限制，不能现场满足客户所有要求，此时展台业务员会对客商做出一些具体承诺，答应展后及时解决问题，或补充材料、或邮寄样品、或回答问题、或核对报价。回到总部后，业务员应认真履约，及时兑现承诺，不能言而无信。这些后续工作如按照分工必须请专职部门或其他员工来承担的，参展人员应做好移交、督办工作。

（四）邮寄资料

展会结束之后，参展企业应考虑向客户特别是潜在客户定期寄送企业介绍、样本、样品、报价等资料，加深客商对参展企业的了解，对成交起催化作用。美国有一家研究所对展会期间及展会之后参展商提供给**的实际效果作了调查，结果发现观众从展台上得到的资料只有8%的人会认真阅读，如果参展商回到公司后接着再寄出第二份资料，那么就有13%的观众会认真阅读，随着参展商不断地寄发资料，阅读的观众也越来越多，当参展商不折不饶地寄出第七份资料，大约有33%的观众将会认真阅读。邮寄资料的频率要适当，既不能太频密，也不能相隔太久；邮寄资料的内容要个性化，根据不同客户需要，针对性地寄发；邮寄资料时如能附寄一封有署名的信函，这样效果会更好。

（五）业务跟踪

某著名国际咨询公司调查显示，由参观展会导致的实际成交有2/3是在展会结束后11-24个月之内达成的，因此做好各项跟踪服务有助于实现企业参展目标，最终促成贸易合同的签订。许多参展企业回公司后会使用电话、传真、e-mail等通讯工具与来访客户进行频繁沟通，特别对那些在展会上已显示购买兴趣的客商，更应趁热打铁，将展会开始的贸易沟通与洽商继续下去，笔者以为此时沟通应遵循六字要诀：

● 准确。准确领会客商的意思和立场，为消除其心中尚存的疑虑，要准确回答客商的各种问题，包括其感兴趣的点点滴滴。
● 全面。全面提供客商需要的各种资料，要求报价的迅速报价，要求寄样的马上寄发，要求打样的应尽快落实，这些实物和数据能帮助客商作出决断。
● 清晰。沟通时应观点鲜明、表示清晰，尽量不使用晦涩难懂的词语，还要注意中文和外文表达方法上的差异，争取尽快谈妥，实现最后成交。

本文来自外贸导航网



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