Part 1: 邮件标题
第一种:用买家名称加强印象。
a.简短点的,举个例子:Re: To John-MP3 player。(注:John是买家的名字)
第二种:用第三方来引起买家重视。
a.例如:如果我是行业中walmark的供应商,可以写:walmark trusted supplier of mp3 player
第三种:用买家的需求点来引起买家重视。
a.比如,产品有专利,那邮件标题可写为:RE: to John , Mp3 players with patented designs.
b.比如,产品已经在法国销量很好,那邮件标题可写为:Re: to John, crazy MP3 10,000pcs sold out in France (注:这种类似于报纸标题的适用于法国,西班牙等买家性格比较随性的国家)
c.英国买家,考虑到他们普遍作风严谨,我们可以对产品的质量,认证,环保节能方面特别关注
可以用Mp3 player with CE certificate 等包含认证信息的标题。
第四种:针对一些印巴/中东地区,我们可以用价格作为标题的核心:
可以用discount ,promotion等突出价格上的优势
注意:不要让自己成为帮助老外拼价格的一份子,从而把整个行业做烂掉,一个产品,故该种方法只适合对价格特别关注的买家和地区,不建议经常使用。
总结:主题要突出自己的优势或者买家关注的点。可以学习国外报纸上的文章标题方法,开拓自己的思路
Part 2: 公司介绍
了解买家对于回盘中关注的点,买家调研数据如下:
l 发货期快(几天?)
l 价格有绝对的优势(直接注明)
l 有多年生产或外贸经验
l 有参加买家当地的展会,或业内知名展会(展会名称、参加时间)
l 有自己的研发团队(人员数量)
l 有跟知名品牌或企业合作(品牌名称)
l 通过了相关认证(认证名称、编号)
故:一定要对公司进行一个简短的介绍,但是第一次回复,公司介绍不宜过长,一般不要超过四句话。
错误案例:
Dear Helen,
We are manufacture of Mp3 and we can product many kinds of Mp3 such as...
(不要流水账似的公司介绍)
正确示范:
We are a manufacture specializing in Mp3 with 10 year experience。(有数据更清晰)
如果买家是美国的客户,那我们换成We are a manufacture specializing in CE Mp3 ,and our Mp3 is popular in America….(具体到国家,更佳有针对性)
总结:将公司比较优势的点介绍2-3个,不要多,一定要精。最好先分析对方背景,然后切入自身优势,同时要注意介绍的用语,避免使用常规的比较生硬的介绍方式。
其他案例分享:
Here is Selenda from XXX (Shenzhen) Co., Ltd~~~
Send you a cup of coffee and wish you a wonderful mood everyday!
结果她忘记给客户放咖啡了,呵呵。接下买家直接回复问她咖啡呢?
Dear Mr. Munesh Prasad,
I am sorry, I forgot the coffee!
此类属于剑走偏锋型,大家了解下:针对不同买家可以用不同的方式来写邮件。
Part 3: 报价格式
这节课以报价的格式为主,下节课会再介绍报价技巧。
考虑到不同公司都有自己的报价格式,报价表,我们这里以了解为主。有兴趣可以自己试试看制作一份精美的报价表。
第一种:纯文字报价格式。
Dear Helen ,
Thanks for your inquiry about Mp3.
For Model 101,our price is $xxx Fob shanghai.
Any problem, pls. contact with me.Hope we can establish a good business relationship.
第二种:图文结合,这种大家接受度比较高。
第三种: 创意式报价
第四种:报价的参数买家没给全,除了传统的文字方式,还能用表格方式
群友分享:除了报FOB价格之外,再报CIF或者CFR价格,方便买家选择。
Part 4: 邮件结尾
邮件的开头和结尾是很重要的。务必要画龙点睛。
错误案例:
We’re glad to cooperate with you, if any question pls. contact with me .
(太过普通,无法在结尾起到点睛的作用)
正确案例:
a. 要去参加展会的客户,可以写
Our company will join in The Pro-sound lights Exhibition In Guangzhou of China ,which you will see a lot of new products ,so we hereby sincerely invite you to visit it and will provide you with free accommodation.
b.产品比较多的客户,可以写
We have more than 100 style for MP3, and hope we can build long-term business relations.
c. 对方是中间商,可以写
Our Mp3 is popular in XXX(地区名), hope we can help develop the XX(地区名) market.
群友分享:
After sales team with 10 members to serve you any time.
该结尾很适合于终端使用者。
总结:结尾要让买家有个深刻的结尾,突出优势,不能让买家看了就忘了。
Part 5: 签名档
案例:
群友互动:电话号码的表示方法,区号前面不要加0,多加了1个“0”,买家就无法拨通电话了。建议用缩写字母。
比较好的案例示范:
群友互动:上面的签名档可以接受,下面的签名档太罗嗦,可以取其精华,把认证LOGO放上。
总结:不管哪种展示形式,最重要的是注意信息完整:包括姓名、职位、部门、公司全名、Email、电话、传真、地址、网页、在线聊天工具账号。
Part 6: 附件
一般不建议首次回复就放附件,如果很简单的报价或者信息,建议用表格形式写在邮件正文既可。
那什么情况才需要使用附件?
第一种,需报价产品多,参数复杂,需要用PDF格式附件列表说明。
第二种,需要另发产品图片或设计图纸。这两种可以放
补充:附件标题注意不要使用中文,否则会出现乱码或者并屏蔽。在发附件之前,最好先看下打印预览,确保能在一页上显示出来,让买家一按就能打印了,这些都是贴心的服务。
小分享:文档格式转换工具:
1. 07版的office软件:word/excle转化为pdf格式操作如下:
2.03版的office软件:
Excel转为PDF :
http://ap**.com/exceltopdf
Word转为PDF :
http://ap**.com/wordtopdf
PDF与WORD档互转的工具:
http://www.pdfonline.com/convert-pdf/default.aspx
3.EXCEL转换为PDF格式常见问题
分享一个EXCEL转换为PDF格式经常出现的一个问题:excle列数过多,转换之后无法完整显示?怎么解决呢?
解决方法:通过打印预览页面检查有多少页,如果是多页就到“页面设置”里面进行调整
群友分享:可以安装WPS软件,转化更方便。