招标采购实战经验借鉴
实战经验一
背景情况
A供应商接到B公司的上海分公司打来电话,说要购买10台笔记本电脑,不久又接到B公司总部电话询问100台电脑的价格,其中有10台是笔记本电脑,他们分别咨询了型号和配置的详细情况。供应商了解到这家公司2003年有大的采购项目,频频添置新设备,于是就立即派人员到B公司总部。A供应商感觉到B公司整体的采购力被分散了、被浪费了,价格五花八门,没有任何优势。B公司的电脑牌子多而杂,经常维修、升级,采购价格无优势,服务低水准,管理混乱,舞弊成风,形象受损。
实战经验二
解决过程
现在B公司也已意识到了这些问题,并采取了改进措施:
首先由使用人提出采购申请,提交需求的数量、型号和报价。所有申请由部门经理根据预算批准后,再交财务总监批准。然后统一交由IT部门汇总,再根据公司有关的采购规定和工作需要来决定配备的机型、配置、操作系统、软件和品牌。B公司采购部根据汇总的数量、金额及具体要求,决定竞标的名单。IT部门提交竞标内容,采购部组成招标委员会或评标小组,邀请IT部门经理、工程师参加评审。
采购部按采购流程开展采购活动,与参加投标的供应商分别地一一谈判,不仅仅是价格,也包括售后服务、交货和索赔的条款、升级服务等等。
评标委员会按事先商定的评定标准,评判参加投标的供应商,推出中标者,向中标者发出中标通知,向败标者发出感谢信。采购部与中标方签署合同,监督供应商的供应。
实战经验三
结 果
B公司的供应商会得到一个公平的竞争环境,采购员的谈判能力及IT经理的专业能力也相应地得到了提升。
同时,B公司也获得了采购部门努力换来的竞争优势,即较低的合理价格、良好的售后服务、升级承诺及供应商的及时信息反馈。
最后,B公司的钱被好钢用在刀刃般地花出去发挥其最大作用了。最重要的是B公司认识到招标采购不仅有效地降低了采购成本,还把采购部门变成了成本控制和利润的中心。
小结:
招标采购是需求方企业在自由竞争和保证质量交期的前提下,以较低的价格取得成效最佳的采购物品的活动,换句话说招标采购的目的是追求综合最低价。
一般来说,当供应源分散或来源不明时,企业往往采用招标的方式进行采购,即以公开的方式通知所有可能供货的供应厂商,在某一时间内前来竞标。
但是,除非较大规模的采购,一般不采用公开的招标方式,从鲁抗医药和江苏洋河两家公司的实践中可以清晰地看出:招标虽能防止腐败,但还需专家监督和媒体机制,成本实在不低。
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