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ORICO工作心得分享之 如何避免外贸开发信沦为垃圾邮件或被屏蔽掉?
我来这家公司四年了,从最先开始在工厂产线打螺丝,再到仓库打包发货,后来做淘宝客服和运营。2012年末,接手公司外贸部。从当时接手前任外贸老大的30W月业绩,我带领部门与公司沟通成长,如今,做到600w每月的业绩。其中,有很多有趣的故事,可以静静坐下来,慢慢和大家分享。只是平常杂事太多,很少逛论坛,也很少主动和大家交流分享。
今天是我第一次和大家分享。主题切入较小,经验之谈,希望能帮到后面的外贸新人。勿喷勿砸。
外贸人在发开发信的过程中,经常会遇到一个头疼的问题,那就是开发信被退信或者被对方邮件系统拦截。
当业务熬夜呕心沥血,通过各种途径找到了正确的客户目标联系人的邮件地址,再仔细分析了客户网站产品线和所在地区市场,对照你公司产品和客户市场和产品线的交合点,又花了很长时间辛辛苦苦拟了一封漂漂亮亮的开发信或者市场分析报告。准备满怀期待发给客户的时候,其实这一切,都还刚刚开始……
在你“嗖”按发送键的几秒钟之后,outlook“叮咚”一个提示音,邮件弹出,告知你邮件被对方邮件服务器拒收。不免伤心,但未必意味着你可以放弃。请继续看下面,对症下药,找出毛病所在。
今天,我就以我个人在ORICO的工作经验,和众采百家所长的学习心得。如何避免邮件沦为垃圾邮件或被对方屏蔽掉,分享心得给各位。
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首先,我得和大家讲一个概念,
叫做“可允许通信的邮件”。简单理解,就是的邮件发给对方,不会被对方视为垃圾邮件或被系统屏蔽;或者对方邮件发给你,不会被你系统视为垃圾邮件或者屏蔽,就是称为“可允许通信邮件”。那怎样才能满足“可允许通信的邮件”这个条件呢?
其实很容易。就是你和客户双方,需要完成一次常规的邮件收发回复过程即可。比如,A发邮件给客户B,A的邮件进入到A企业邮箱的服务器——A企业邮箱服务器识别B的邮件地址——向B的邮箱服务器转发邮件——B的企业邮箱服务器,向B的邮件收发端,推送一封B发来的邮件(邮件发送完成)然后B回复A一封邮件——回复的邮件进入B的企业服务器—— 转发到A企业邮箱服务器——服务器将推送到A的邮箱收端(邮件回复过程完成)。双方的邮件均符合“可允许通信的邮件”了。 也就是你发一次邮件给对方,对方成功接收后,且成功回复你一次邮件。这样,你们后续沟通,邮件被屏蔽和进入垃圾箱的概率,也就会被大大降低。
这就说明了,你第一次给客户发送开发信邮件的时候,尤为重要!尤其注意,你的邮件既要保持简单,又要保证邮件具吸引力,同时又要避免你的开发信被沦为垃圾邮件,或者被对方屏蔽掉。 否则后续永远会被客户邮件服务器视为垃圾邮件或屏蔽。
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第二,那就是你得熟悉,哪些情形下,有可能会导致你的邮件被屏蔽或者沦为垃圾邮件?
据悉,根据国际电子邮件协会的判定规则(再加上个人发邮件经验),符合下列情形之一的,被对方的邮件系统视为垃圾邮件或者屏蔽掉的概率,将会高出普通邮件好几倍以上:
- 未经对方收件人允许的在一段时间内,你邮件发送频率过快;(比如,不要给未建立“可允许通信的邮件”关系的客户三天两头地发开发信)
- 某一时间段内,内容重复度或者相似度过高;(不要重复发同样或者类似的开发信邮件给同一客户)
- 对方未订阅但发件人发送邮件带附件的;(尤其是第一次接触的客户,或者群发的开发信邮件,建议不要添加附件,或者附件不要超过500K)
- 邮件附件为敏感性文件,如EXE格式的文档,JAVA格式扩展软件;(一般以PDF,Jpg,ZIP等格式附件为佳)
- 邮件(主题和内容)中含有SPAM高频词,如枪~支,弓 单~药,等“高强度”敏感字眼;另外,和对方的第一次邮件中,含有国际电子邮件协会的认可的邮件敏感词(这一类词更为严格,像 Free sample, Credit card, free gifts SPECIALIZED, CHEAP, PRICE 以及 OPPORTUNITY 等等都是SPAM的高频词语 )(其实,一个好的开发信邮件,不但整个邮件不能有SPAM的高频词,还必须是一个很漂亮的邮件主题。好的邮件主题,是一个成功的开发信的一半,后续我再将这一部分,单独细讲);
- 附件太大(开发信建议不要附超过500K的附件),邮件内容中插入图片太多;邮件内容中插入的超链接太多;(常规和客户的沟通邮件,可能还OK。但要是群发的开发信的话,建议不要放外网链接,图片也不要插入太多,一来是链接和图片会容易失效,二者是容易会被识别为为垃圾邮件)
- 第一次发送邮件时,就已经进入对方邮件系统的黑名单,后续客户未将你邮箱从黑名单上除名;(可以后续电话跟进客户,提醒客户查收你邮件,进入客户垃圾邮箱中,电话让客户手动解除为“非垃圾邮件”)
- 同一封邮件,你同时抄送或者密送太多收件人(一般建议开发信邮件都单独发送,一是可以式不同客户,使用不同邮件内容,邮件针的对性强,二是沦为垃圾邮件的概率要大大降低;但当迫不得已需将开发信作为群发邮件时,不论CC还是BCC,都建议收件人名单不要超过20个)
- 你邮件服务提供商的IP地址,已经进入对方邮件系统的黑名单 (各位进这个网站,把你们的邮件服务器地址输入进去, 可以查到是否沦为黑名单http://www.spamrats.com/removal.php ;企业邮箱服务器IP, 一般很少有进黑名单的)
今天的心得分享就先写到这里。
后续再抽空和各位分享,《如何提高外贸开发信的回复率?:)
Emeric.lee 李泽昌
ORICO Technologies Co., Ltd
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