我的三年展会经历总结

看了许多兄弟姐妹分享自己的展会经验，也决定把自己这几年展会的经历总结一下，希望与大家交流，如有做得不好的地方也非常希望大家能帮忙指出将不甚感激

我从2004年10月开始了我第一次展会经历，我们公司是个小公司，但是老板比较愿意在展会上投资，因为面对面与客人交流，机会要多了很多。我们基本上一年参加两个展会，一个国内展（上海），一个国外展（德国法兰克福），其实美国也有的，但是我们的签证一直被拒绝，所以被拦在了门外，美国这个市场是非常重要的一个市场，我想对大多数行业的人来说都是，所以，挺遗憾的。

先说说我对展位的看法，我们是小行业，所以我们没有选择广交会那么大的展会，而是选择了专业性比较强的展会，一年在世界各地有不同的展会，如何正确选择适合自己的展会了，除了自己去网络上了解一些信息外，其实最好的信息来源是你的业内的竞争对手。那些做了十多年每年都参展的大公司，在这方面应该是比较有经验的，所以他们去哪个展会有很高的参考价值。

在我们这个行业里，我感觉上海的展会10月主要是国外客人来采购的，这是个很重要的展会，为什么这么说呢，因为大部分的客人都是在这个时候来准备明年的新产品销售计划，如果你能够很好的把握这个机会的话，你就有可能获得明年和他们合作的机会。对于那种大公司来说尤其如此，如果你错过了这个时候，你的产品如果不是太突出的话，即使他们想和你合作也要等到明年。因为大部分的客人都是在这个展会上开发新的样品，然后再做明年的新目录。上海展基本上自己摆展的国外客人不多，但是也有一些，他们的目的主要也是想在中国销售自己的品牌，宣传。

至于德国法兰克福的展会，那时国际性的，基本上所有的好客户都会出现，有自己的展台。当然他们参展的目的是为了招待他们自己的客人。不过他们也会分出一小部分人在不同的展馆转，看看产品的变化，新的竞争对手等等。

国内展和国外展的侧重点应该有所不一样，比如说，国内展要多花力量在展位上，而国外展要多花时间在客人的展台上。主动出击。

个人还是觉得展会是最好的与客人接触和认识的机会。但是机会再好，如果不策划好，效果也是不会好，也就是拉不到客户。我是到今年才真正明白这个到底，并付诸行动。我们公司以前也是每年都参展，和很多人一样，没接到多少订单，但是今年我们改变了以往的做法，非常有计划和步骤地去做，没想到分析了几年的东西就出来了。有些事情如果想不出为什么就不要想太多，而是多去尝试，只要不断地变换方式去尝试的话，总有成功的时候，只是走了一些弯路，但是对于一个没有经验的人来说，能做的也只有这样。因为别人是不可能会为你点破这些东西的。

要把展会搞好，分三步骤，第一步、展会前的准备   第二步：展会上的执行  第三步：展会后的跟踪， 如果这三步每个环节都做好了的话，没有客人是不可能的， 下面就和大家分享一下我的这三步是如何进行的
第一步：展会前的准备
1、邀请函：A、告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户都约到你的展位上，只
                      要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。对于那些在你们这里订单量不是很大的客户，最
                     好的方法就是多介绍品种给他做，这样订单量也就自然上去了。
                B、给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能附上你们的装修图给客
                    这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话，客人一下就转晕了，有些展位没有写展位好是比
                    较难找的，如果有装修图的话，就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地
                    方，这样对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因为大多数自
                    己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。
                C、注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的客户，而且谈话
                      内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。
                D、约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞争对手的，千万
                    不要约的时间很近，这样职能对自己没有好处。大客人通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会
                    要求公司进行产品的市场保护。所以要小心，千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客
                    户。
              E、以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者是酒店号码，这样的话即使他
                      没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他，
              F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最前面，因为万一他没来的
                   话，你可以打电话给他，不至于束手无策
2、展台装修： A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。
                   B、但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而降低产品质感，所以
                       要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产品，灯光一定要够亮，但是又不能太热，如
                       果太热的话，一个可能会破坏产品，另外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判
                  C、有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个。

先写这些有空再续上,本帖首发在福步外贸论坛， [url]http://bbs.fobshanghai.com/thread-524059-1-1.html[/url]

附昨天做了件坏事，一个法国客人来了公司，请吃饭的时候，我搞了个恶作剧，我知道他一点辣椒都不能吃，故意在他的碗里夹了个泡的朝天椒，他嚼到第二口的时候，嘴里好像引爆了一个炸弹，双手赶紧捂上嘴，想叫又叫不出来，眼泪都辣出来了，但是还是硬着头皮咽下去了，在场的人都笑得人仰马翻
                哈哈  现在回想起那个场面都感觉很好笑   呵呵

:lol 佩服楼主的能耐...

楼主搞恶作剧跟搞工作都有一套啊:lol

上面说到了展台装修。现在继续
2、展台装修     
   D、展台上的公司品牌的LOGO 一定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的公司查询，要确定没有被其他国家公司注册，否则你如果在国际性的展会上这样做的话，就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很严。不过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。
      
      这里插个花絮：
      去年的时候，有一个朋友的公司，很不走运，自己的牌子是没有注册的，但是也没有去查就用了，而且装修展台的时候牌子打得还挺大的，谁知道离他们展台不到10个位置的地方，也有这个牌子，但是人家已经是在国际上注册了的。当时大会的工作人员就到他们展台来警告过，让他们马上把牌子摘下来，就没说什么了。但是他们这帮人，没在意，没放在心上，还以为交了钱参展就是上帝了，可能他平时也这样黑着干惯了，第二天，大会的工作人员再次来的时候，发现牌子还在，就马上叫保安来撤台了，把所有的文件包括接的客人的名片资料，和所有的产品都没收了。在此也提醒大家，有客人信息的文件一定要妥善保管，一般在展台上用了，晚上就带回宾馆，展会上人多手杂，难免会出以外。
      还好这个朋友是在最后一天的上午被撤走的，否则真是白来了。但是他们公司从此不能申请去参加这个展会了。还好，他们还有一个工厂，可以以工厂的名誉去申请。这件事情的发生，影响的不光是他们自己，其实对其他的中国展商都有一定的影响。展会会对中国展商特别的严格，还会设置一些贸易壁垒之类的。所以在某个圈子了，还是要遵守一点游戏规则，否则会吃亏。
  E、地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐脏的。
  F、所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。
  G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则坐里面会熏得很，受不了，客人比较注意这些。

3 申请展位，其实写漏了，第一步应该是申请展位的，见谅。国内展的话，因为好沟通就不用说太多，这里还是说国外展的一些程序吧
A、        首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要参加的展会，仔细看需要哪些文件申请等
B、        报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一个平方，两面开口多少钱一个平方。
我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的，报的都是光地，至于你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行的。 一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定日期前下定单的话，会有一定的折扣可以节省点钱。
C、        选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般是他们给你什么位置你就是什么位置，这个时候你可以在这个国家的客人帮你订，这样的话拿到的位置肯定比你的好。
D、        展位位置确认，一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置
E、        展台发票， 一般要尽快让展览公司传给你，并告知你发票号，有发票号才能去申请邀请函
F、        邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展览公司的中国办事处申请，则同时需要提供中文）、性别、护照号码或者身份证号码，出生年月日，颁发护照的地区，护照签发日期，护照截止日期，签证日期，职位等，现在大多的申请都是在网上进行，所以很方便如果是中国办事处处理发邀请函的话，一般两天就可以到手上，国外也大概是一周  在网上申请后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查询进度。 如果申请人超过了认输限定，一般18平方限定是4个人免费申请，如果再增加的话，就要交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份。观众的身份和观众的身份，不同的是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不能。
额外的人申请的费用要尽快支付，支付款以后他们才给办理，一般是收到款两天内就给你办理完。  邀请涵早点到手更好，万一错了可以有时间改，而且可以提前一点申请签证。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了

今年我就差点犯了这个错误，因为邀请函到得太晚了，正好那个时候德国使馆申请的人很多，差点就赶不上，这一点我会在下文中提到
G、        展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在开展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法汇外汇的，可以让当地的客人帮你们垫付，从货款中扣除，这样比较方便。或者你们也可以联系把样品到时候卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好，一个是加强了你和客户之间的合作，关系又更进了一层。二是提前处理了你的样品，也就不用在展会上头疼卖不完展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不好，好象摆地摊的感觉，有损公司的形象。
我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三类，第一类是不能卖的，是少数，我们自己带回来，第二类是可以卖给客人的，把清单给客户，最后那天下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确认，还有写上日期。第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先去那些客人展台上和客人打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数量。这个下文还会提到。

"第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先去那些客人展台上和客人打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数量。这个下文还会提到。"

:o  作为客人的供应商,客人不担心他的客人碰见你吗?

系统，且全面。市场人员要做到时刻要上战场的准备。产品信息熟记在心，这样到了展会上才能与客户进行有效沟通。

回复 #6 Samuel_tdl 的帖子

担心也没有用,因为客人的客人也会到展位上转,
这样的话,你就必须去有一个取舍了,在展位上也遇过客人的代理直接找我们的,但是我们拒绝了.以后的贴子里会分析到这一点
不过要看你和客人如何谈得,最好不要谈那种在独家代理的某个市场,如果独家做对某个客户很重要,为了不失去他,可以答应某些品种可以独家做.这样大家都可以接受. 其实还有一些办法的,以后的帖子里会提到

给 人很系统的感觉，期待你的后续精彩！

精彩文章，学习到不少东西。顶一下..说不定以后展会上可以碰面:)

H、        电力申请，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的话，收费是很贵的。
  I\ 确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门的卡，还有布展和撤展卡。这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有这个卡，展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐2等仓的卡，所以不要坐到1等仓了。
4．样品的准备：
a\ 样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话）从出货开始，这样就不会很赶。
b\关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场的优先权，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不过指定的运输商一般都很贵，
c\如果你在那有合作得好的客人的话，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么。
d\所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的话可以及时替补
e、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。
f\样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信你的大货能做好。
G、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展会的时候方便拆箱。

5、机票、保险  提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都会要用的。
要反复和卖机票点确认是否有位置，最好提前2个半小时到机场，如果是国际航班，以免有一些突发情况处理不了。我们上次有5个人去，但是其中有两个人的位置卖票点忘记最后的确认了，还好我们去得早，让他们赶紧联系航空公司这边，还好只是有惊无险。如果去得不是早的话，这次有两个人要漏飞机了。
  还有如果转机的话，一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的，有个客户就是出了这个问题，不是同一家航空公司的，广州出发，在北京转机到法国，但是从广州出发的票和在北京转机的票不是同一家航空公司的票，而且转机的时间只有2小时，这样的话，他要到了北京以后先去拿行李然后再转，但是这样的话即使是飞机十分准点，还是赶不上飞机的。为了避免麻烦，要注意。
另外，换登机牌的时候也要注意，我有一次在德国FRANKFURT 机场的时候，因为我们一起8个人，可能中国人的名字对他们来说有点难，把那办理登机牌的小姐的头都搞晕了，结果他给的登机牌和我们飞机的航班号不是一样的，我们是要到广州，但是她确办了上海的，而且行李已经送过去了。我们当时并没有发现，在免税店买东西，还没过安检，因为时间很早，但是后来我还是再看了一下登机牌差点晕倒，航班号全错，幸好时间还早，要不然就惨了，也是有惊无险，后来我每一次都很小心。人总是在不断的吃亏和教训中成长的吧。

写的真的很好，很系统！在这个论坛里学到了很多东西！

不错,楼主的文采精彩,经历也丰富

写得不错的啊，学习了

天哪.状况真多.真不简单

支持,支持,好文章!!!!:)

说的很详细啊，
谢谢LZ啦~~~````

谢谢大家的留言    发这帖子的目的就是把我所经历地写下来,给大家做个参考.但是很抱歉,本人的语言还不够生动,可能看起来会比较枯燥,还请大家耐心,如果我所总结的这些东西能帮到大家,这将是我最高兴的事.希望和大家一起进步
我会把展会这三个步骤写好,但是可能需要一些时间来组织和思考,必须先把这些事情都从脑子里过一遍,然后再整理出来.望大家耐心等待.
以后关于业务开发和客户这方面的东西我会另外开帖.:)

楼主写的非常详细！精彩至极！期待。。。。。。。。。

专业，很精彩，呵呵……学习中……:lol :lol

大家好

佩服
太好的经验了
谢谢版主发帖让我们学到这么多得东西

非常好的文章
不过楼主很调皮哦

强啊!

严重支持!并企盼着我们公司能有合适地机会去国外参展,,到时就多谢楼主的好文字,经验,感谢!!

恩，很精彩的帖子。学习~~

骆驼，快上来写啊。
不要让大家望眼欲穿。

呵呵，谢谢楼主的分享。

Thanks

感动呀！做到这一步，确实太不容易了。
谢谢哦
楼主

写得很好,楼主利害.

楼主太强了，强烈要求本帖置顶，让更多的外贸人互相探讨！

6\展会上人员和时间的布置
  无论什么时候，工作都要系统且有条理，但是很惭愧我一直都是一个很没有条理的人，很多时候下决心想改，一两天还可以，但是却没有坚持下来。哎，人为什么学好那么难，学坏却那么容易都不用教。
A\到老客人展台上去拜访的业务员
  这个工作，需要对业务和客户十分了解，最好让跟这个客户的人去，但是如果人员有限的话，一定要请一个思路清晰、冷静而且很礼貌的业务员去，去之前先把要客人谈的重点纪录下来，去的时候带上这个谈话内容，一点一点和客人说。引导客人的思维。
  （这里要说，有时候很多客人本身不是很有条理，而且有时候展会现场一混乱就更没有条理了，这时候你要引导他跟着你的思维走，如果跟着他的思维的话，可能谈一上午都不会谈到重要内容，这点在展会中会说到）
  做好每一个老客人非常重要，开发新客人实在太耗费精力和时间了，过程过于漫长，一句老话，珍惜眼前人。
B\ 上不认识的客人的展会上推销的业务员
   这一个人员很重要，他所去的目标都是大公司，所以比第一点比A类的业务要求要高。但是只要抓住几个重要的特点
   其实工作也并不是很困难，关键是要把适合的人员培植在适合的地方，最大发挥所长。
  这个人首先必须是很有激情的一个人，而且自信，很善于微笑的一个人。我觉得那种年龄稍微小点，刚毕业不久，在公司做了一段时间，也懂公司的产品的人比较适合。因为他们通常都没什么很大的担心。在展会上可能会被客人一次又一次的拒绝，所以你要培训他的心理承受能力。告诉他一些调整心态的办法。基本上就差不多了。当然，有一些客人情景式的回答是必须先草拟好并背诵的。包括一些突发问答都要事先想到。
  老客户的保持虽然很重要，但是这一步工作是关系到新的客户，所以必须同样重视，因为这是很有目的的推销。
C\展台上留守人员的安排
  其实一个展会，我建议全部用自己的业务员或者是翻译，费用当然高很多，但是绝对值得，因为展会上的时间是非常宝贵的，客人不喜欢把太多的时间花在没有效率的沟通上。公司的业务他们都很了解业务和公司的现状，所以和有意向合作的客人来说会比较顺利。但是同时我觉得还要请一个在国外当地生活了很久的翻译，因为他的一些建议和谈话会帮你更多地了解客人，很重要，他带给你的价值是无形的，我们公司就是这样，从中受益不少。
  说到留守人员非常地耐心，因为展台上大的小的客人都有，常时间下来很多人都会变得没有耐心。所以把非常有耐心的人放在这里很必要的。专业不是那么好都没多大的关系，你可以在他旁边配备一个懂技术的人员，这样配合都是没有问题的。   做这么多的展会，虽然留守的状态下也接到过订单，但是好的客户几乎都是B 这个步骤去实现的。所以我们公司把B这个步骤看成是最重要的，一直是我在负责。当然我想再过几年应该会把所有的精力放在A和C，关于市场的动向，只要派一些技术人员去就可以了。